Die Lohnabrechnung hat einen festen Rhythmus. Jeden Monat dieselben drei Termine, zum Jahreswechsel ein Bündel Meldungen, dazwischen einzelne Anlässe wie Einstellung oder Austritt. Wer den Kalender kennt, weiß, wann welche Angaben in der Kanzlei sein müssen.
Jeden Monat
Beitragsnachweis und Beiträge
Die Beitragsnachweise an die Krankenkassen müssen am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats vorliegen. Die Beiträge selbst sind am drittletzten Bankarbeitstag fällig. Weil der Monat dann noch nicht zu Ende ist, darf nach dem Vormonat geschätzt und im Folgemonat korrigiert werden. Für Minijobs gehen Beitragsnachweis und Pauschsteuer an die Minijob-Zentrale, zu denselben Terminen.
Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteueranmeldung geht bis zum 10. des Folgemonats elektronisch an das Finanzamt, die Lohnsteuer wird zum selben Termin gezahlt. Ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich angemeldet wird, richtet sich nach der Lohnsteuer des Vorjahres: über 5.000 Euro monatlich, zwischen 1.080 und 5.000 Euro vierteljährlich, darunter jährlich.
Baulohn
Im Bauhauptgewerbe kommt die Meldung an die Sozialkasse (SOKA-BAU) dazu, in der Regel bis zum 15. des Folgemonats, die Beiträge sind kurz danach fällig. Dazu gelten Besonderheiten bei Urlaub und Saison-Kurzarbeit, die in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Was Sie uns melden
Stunden, Zuschläge, Krankheit, Urlaub, Ein- und Austritte, am besten bis zu einem festen Tag im Monat, damit die Abrechnung vor dem Beitragsnachweis fertig ist. Krankmeldungen holen wir elektronisch bei der Krankenkasse ab; Sie melden nur, wer seit wann fehlt.
Bei Einstellung und Austritt
Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt mit der ersten Abrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn. In einigen Branchen ist eine Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme Pflicht, darunter Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung und Speditionen. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale rufen wir beim Finanzamt ab; dafür brauchen wir Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum. Beim Austritt folgt die Abmeldung mit der nächsten Abrechnung, dazu auf Verlangen die Arbeitsbescheinigung für die Arbeitsagentur, ebenfalls elektronisch.
Zum Jahreswechsel
Bis zum 15. Februar geht für jede beschäftigte Person die Jahresmeldung zur Sozialversicherung an die Krankenkasse. Bis zum 16. Februar ist der digitale Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft fällig. Bis Ende Februar werden die Lohnsteuerbescheinigungen elektronisch an das Finanzamt übermittelt; die Beschäftigten bekommen einen Ausdruck. Betriebe mit mindestens 20 Arbeitsplätzen zeigen bis zum 31. März die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen an und zahlen gegebenenfalls die Ausgleichsabgabe. Wer selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragt, meldet bis zum 31. März die Entgelte an die Künstlersozialkasse.
Zum 1. Januar ändern sich außerdem Beitragsbemessungsgrenzen, Beitragssätze und Umlagesätze der Krankenkassen. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Die Minijob-Grenze folgt dem Mindestlohn: 603 Euro im Monat für 2026, 633 Euro ab 2027. Verträge mit Minijobbern, die auf der Grenze liegen, müssen dann angepasst werden, sonst wird aus dem Minijob unbemerkt eine Beschäftigung im Übergangsbereich.
Wenn eine Frist reißt
Verspätete Beiträge kosten Säumniszuschläge von einem Prozent des Rückstands je angefangenem Monat. Verspätete Lohnsteueranmeldungen können einen Verspätungszuschlag auslösen. Deshalb ist ein fester Meldetag im Betrieb wichtiger als jede einzelne Frist: Sind die Änderungen des Monats rechtzeitig da, halten wir alle Termine ein.
Stand September 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
